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2026年はERMS強化の年に!
電子リソース管理:課題発見セルフチェックリスト
日々の業務に追われる中で、増え続ける電子リソースの契約やアクセス情報の管理に、課題を感じていませんか?
「あの契約どうなってたっけ?」「この電子ジャーナルはどこまで見れる?」そんな確認作業に、思った以上に時間がかかっているかもしれません。
まずは簡単なチェックリストで、現状を振り返ってみましょう。
↓当てはまる項目にチェックを入れてみてください↓
電子リソースの契約情報や過去の対応記録が、Excelや個人のメールなどに散在している
Alma Starterは、更新期限・契約条件・提供範囲など、電子リソースの契約に関するあらゆる情報を集約しクラウドで管理します。
これによって…
- 情報の確認にかかる時間と手間を削減し、効率的に電子リソースが管理できます。
- 情報が一か所にまとまっていることで、業務の属人化を防ぎます。また、担当交替時の引継ぎも容易に行えます。
- 契約情報の最新版を管理できるので、監査・報告に必要な情報も短時間でそろえることができます。
- 契約ごとに窓口や連絡先、対応履歴を整理することで、連絡の混乱や対応の遅れを防止できます。
- 契約情報と更新スケジュールを一元管理し、タスクやアラートで抜け漏れを防ぎます。
アクセス可能なタイトル・年代の正確な情報が出版社に問い合わせないとわからない
Alma Starterは、Ex Libris社が世界中の出版社から情報を収集し、日々更新・管理している巨大な電子リソース情報データベース「セントラル・ナレッジベース(CKB)」と直結しています。
図書館では、契約しているパッケージやデータベースをシステム上で選択し「有効化」するだけ。
これだけで、CKBに収録されている膨大なタイトルリストや正確な利用可能年代(カバレッジ)情報が、自館の所蔵情報として自動的に登録されます。
そして、契約情報とアクセスの情報を紐づけて管理できるので、どの契約に基づいて、どのタイトルのどの年代にアクセスできるのか、すぐに確認することができます。
1つのタイトルで可読年(カバレッジ)が複数に分かれている場合も、容易に管理できます。
正確な所蔵情報がディスカバリーサービス(Primo VEなど)に反映されるため、「検索でヒットしたのに本文にアクセスできない」といったリンクエラーが激減します。利用者はストレスなく目的の論文にたどり着くことができ、図書館への信頼も向上します。
Read & Publishといった転換契約が増え、購読料とAPCの管理が複雑化している
Alma Starterでは、従来の購読情報に加えて、転換契約特有の条件をライセンス情報として詳細に記録・管理できます。
APC割引率や投稿上限といった複雑な契約条件をシステムで一元管理。誰でも正確な内容を確認できるため、業務の属人化を防ぎます。
APC支払のたびに情報を記録し、契約した予算と紐づけて管理することで、進捗状況をリアルタイムに把握することが可能になります。
APC支払実績などの蓄積データは、次年度の契約交渉を進める客観的な根拠として活用できます。
利用統計の収集や、費用対効果を説明するための資料作成に多くの時間を費やしている
Alma Starterは、手作業での統計確認から解放し、より価値のある業務に集中できる環境を提供します。
国際標準規格SUSHIプロトコルに対応し、COUNTER準拠の利用統計を毎月自動で収集。手作業でのダウンロードや収集漏れの心配はありません。
強力な分析機能(Alma Analytics)が、収集した利用統計と契約情報を自動で紐づけて、費用対効果を算出します。
分析結果はグラフ等で可視化され、データ出力も簡単。学内向けの報告資料作成を迅速に行えます。
